ALGEMENE VOORWAARDEN
Perfect in Translation
Locomotiefstraat 14
2800 Mechelen, BE
Rechtsvorm: eenmanszaak
Zaakvoerder: Nadine Faes (‘de tolk’, ‘de vertaler’)
E-mailadres: nadine@perfectintranslation.com
Ondernemingsnummer: 0650.765.872
1. Opdrachtgever en overeenkomst
In de algemene voorwaarden zal onder opdrachtgever steeds de natuurlijke persoon of de rechtspersoon worden verstaan, die Perfect in Translation opdraagt tolkprestaties, vertaalwerkzaamheden of andere in onderling overleg vastgelegde werkzaamheden te verrichten. Verder wordt onder overeenkomst verstaan de overeenkomst waarbij Perfect in Translation zich verbindt ten behoeve van de opdrachtgever buiten dienstbetrekking bovenstaande werkzaamheden te verrichten.
2. Offertes en leveringsvoorwaarden
Alle aanbiedingen en prijsopgaven, in welke vorm dan ook gedaan, zijn vrijblijvend, tenzij daarvan uitdrukkelijk het tegendeel is bepaald. Een offerte is 14 dagen geldig.
De opdrachtgever stelt Perfect in Translation in staat te beoordelen of zij een bepaalde tolkopdracht kan aannemen door precieze informatie te verschaffen over onderwerp, deelnemers, plaats en duur van de vergadering of conferentie. Bij een vertaalopdracht stelt de opdrachtgever Perfect in Translation in staat de moeilijkheidsgraad van de te vertalen tekst te beoordelen.
De met de opdrachtgever schriftelijk overeengekomen leveringstermijn gaat in vanaf de ontvangst van de brontekst en de definitieve opdracht tot vertaling.
Na het sluiten van een overeenkomst tussen Perfect in Translation en de opdrachtgever, die tot stand komt door schriftelijke aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte/aanbieding van Perfect in Translation, is de opdrachtgever verplicht het in de overeenkomst afgesproken bedrag te betalen.
3. Verplichtingen en aansprakelijkheid
A. Van de tolk
De tolk zorgt voor een mondelinge weergave van de gesproken tekst in een andere taal. Zij is gehouden de opdracht naar beste vermogen en met de nodige deskundigheid uit te voeren.
De tolk tolkt enkel spontane mondelinge toespraken of bijdragen. Mocht vertolking tijdens informele momenten (pauzes, maaltijden) nodig zijn, dan dient dit vooraf te worden overeengekomen en kan hier een supplement voor worden aangerekend. Videofragmenten kunnen enkel getolkt worden wanneer de tolk het fragment vooraf heeft kunnen bekijken of het script heeft ontvangen, als het spreekdebiet van de personen in het fragment niet te hoog ligt en het geluid goed hoorbaar is in de headset van de tolk.
De tolkprestatie dient louter om de communicatie tussen de verschillende partijen te bevorderen en mag niet worden beschouwd als een authentieke weergave van het gesprek, de vergadering of conferentie.
De tolk kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan de opdrachtgever of aan derden naar aanleiding van de te leveren of de geleverde tolkdienst, behoudens kwaad opzet of grove schuld van de tolk.
De aansprakelijkheid van de tolk kan niet worden ingeroepen voor het niet functioneren van de door de tolk gebruikte apparatuur (tolkencabine, audioguide), tenzij de tolk ook de techniek aanbiedt. Indien de tolk in de techniek voorziet, dan verbindt zij zich ertoe enkel kwaliteitsvol materiaal te huren bij een betrouwbare leverancier. Deze aansprakelijkheidsbeperking geldt eveneens voor het simultaantolken op afstand met behulp van een online platform (in een tolkstudio of vanuit het kantoor van de tolk, ook wel RSI of Remote Simultaneous Interpreting genaamd). In dit laatste geval geldt een middelenverbintenis en verbindt de tolk zich ertoe de regels voor het tolken op afstand toe te passen die in de sector worden aanvaard als redelijk en professioneel (gebruik van een voldoende krachtige pc, bekabeld internet en een professionele headset met usb-aansluiting, maximale beperking van het omgevingslawaai), maar kan zij niet aansprakelijk worden gesteld voor technische tekortkomingen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, storingen van de internetverbinding, uitvallen van eigen computer, het niet adequaat functioneren van het gebruikte platform, toevallig omgevingslawaai, zoals wegenwerken, enz.). Als de geluids- of beeldkwaliteit het de tolk onmogelijk maakt om verder te tolken, heeft de tolk het recht dit aan te geven en zijn vertolking te onderbreken, zonder dat zij daarvoor aansprakelijk kan worden gesteld.
De tolk is niet aansprakelijk, wanneer vertraging in de uitvoering van het werk te wijten is aan ziekte, ongeval, tijdelijke arbeidsongeschiktheid of overmacht in het algemeen (met inbegrip van maar niet beperkt tot: stakingen, manifestaties, vertraging van vliegtuig of trein, politieke instabiliteit, terroristische dreiging, uitzonderlijke verkeers- of weersomstandigheden, pandemie). De tolk moet dit wel binnen een redelijke termijn melden aan haar opdrachtgever.
In ieder geval is de aansprakelijkheid van de tolk beperkt tot het bedrag van het afgesproken honorarium, of in voorkomend geval tot het maximumbedrag van de aansprakelijkheidsverzekering. De vrijstelling van dergelijke polis wordt gedragen door de opdrachtgever.
Beroepsgeheim, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens
De tolk is gebonden door het beroepsgeheim. Zij zal alle door de opdrachtgever beschikbaar gestelde en niet publiek toegankelijke informatie strikt vertrouwelijk behandelen. De aansprakelijkheid van de tolk kan echter niet worden ingeroepen voor verlies of beschadiging van ter beschikking gestelde documenten of informatie, behoudens kwaad opzet of grove schuld van de tolk. Verder kan de tolk niet aansprakelijk worden gesteld voor ongeoorloofde toegang tot persoonlijke of vertrouwelijke gegevens wanneer die toegang werd verkregen buiten haar medeweten of op een manier die buiten haar controle valt.
De tolk verbindt zich ertoe de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 na te leven. In het bijzonder verwerkt de tolk enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Persoonsgegevens worden slechts bewaard voor zo lang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. De betrokkene heeft het recht om de tolk te verzoeken om inzage en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens, dit laatste enkel op voorwaarde dat de verwerking van de persoonsgegevens geen ander legitiem doel heeft.
B. Van de vertaler
De vertaler is niet aansprakelijk, wanneer voornoemde vertraging in de uitvoering van het werk te wijten is aan ziekte, ongeval, tijdelijke arbeidsongeschiktheid of overmacht in het algemeen. De vertaler moet dit wel binnen een redelijke termijn melden aan haar opdrachtgever.
De vertaler is evenmin aansprakelijk, wanneer de vertraging het gevolg is van laattijdige aflevering door derden (koerierbedrijven, post e.d.) of wanneer de brontekst en/of de vertaling zelf beschadigd werd tijdens de verzending. Evenmin zal de vertaler instaan voor het verlies door derden (post, koerierbedrijven) van de brontekst of de vertaling.
De vertaler kan geen aansprakelijkheid nemen voor de gebreken aan de door de opdrachtgever bezorgde tekst.
De vertaler aanvaardt de aansprakelijkheid voor de kwaliteit van de uitgevoerde vertaling, voor zover zij integraal en ongewijzigd wordt gebruikt.
Beroepsgeheim en deontologie
De vertaler is gebonden door beroepsgeheim. Dit impliceert de geheimhouding over de indentiteit van de opdrachtgever, de inhoud van de brontekst en van de vertaling zelf. Perfect in Translation verbindt zich ertoe steeds vertaalwerk van goede kwaliteit te leveren.
C. Van de opdrachtgever
De opdrachtgever dient ervoor zorgen dat de tolk haar diensten in optimale omstandigheden kan verrichten. Afhankelijk van de overeenkomst die tussen opdrachtgever en tolk wordt aangegaan, zorgt hij voor professionele en hoogwaardige infrastructuur: tolkcabine met toebehoren, audioguide, online platform. Bij simultaantolken op afstand met behulp van een onlineplatform (in een tolkstudio of vanuit het kantoor van de tolk - RSI) zorgt de opdrachtgever ervoor dat de tolk zicht heeft op de spreker(s) en de gebruikte presentaties, en dat de sprekers en deelnemers beschikken over een headset en microfoon die een goede geluidskwaliteit verzekeren.
Voor de uitvoering van de overeenkomst zal de opdrachtgever de tolk alle informatie (agenda, verslagen, presentaties, teksten) verstrekken waarover hij op dat moment beschikt en die nodig is voor de goede uitvoering van de gevraagde prestaties. Bij een wijziging in het programma of de agenda wordt de tolk vooraf op de hoogte gebracht, zodat de tolk kan oordelen of de genoemde wijziging haalbaar is of een tarief- of andere wijziging met zich meebrengt. Wanneer de vooraf afgesproken duur van de opdracht overschreden wordt, kunnen overuren aangerekend worden volgens het vooraf bepaalde tarief of tegen 80 euro/uur als er geen andere afspraken hierover werden gemaakt. Ook tijdens de uitvoering van de overeenkomst zorgt de opdrachtgever voor de nodige informatie opdat de tolk zijn opdracht naar beste vermogen zou kunnen uitvoeren.
De opdrachtgever is gehouden de tolk te vrijwaren tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de werkzaamheden van de tolk ten behoeve van de opdrachtgever.
In voorkomend geval wordt de opdrachtgever geacht te handelen in hoedanigheid van auteur van de te tolken tekst en machtigt hij uitdrukkelijk tot vertolking ervan, conform artikel 12 van de wet van 22.3.1986 op het auteursrecht.
In het kader van vertaalwerkzaamheden zal de opdrachtgever vooraf of tijdens de uitvoerig van de overeenkomst de vertaler alle inlichtingen verstrekken die nodig zijn voor de goede uitvoering van de gevraagde werkzaamheden.
4. ANNULERING EN WIJZIGING VAN DE OPDRACHT
4.1. Annulering door de Opdrachtgever
Gezien de aard van de dienstverlening reserveert Perfect in Translation specifieke tijdstippen voor de uitvoering van de tolk- of vertaalopdracht. Bij gehele of gedeeltelijke annulering door de Opdrachtgever is deze, ongeacht de reden (overmacht aan de zijde van de Opdrachtgever inbegrepen), een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd op basis van de volgende staffel:
• Annulering meer dan 10 werkdagen voor de geplande uitvoering: geen vergoeding verschuldigd (reeds gemaakte voorbereidingskosten worden wel gefactureerd).
• Annulering tussen 10 en 5 werkdagen voor de uitvoering: 25% van het overeengekomen honorarium.
• Annulering tussen 5 en 2 werkdagen voor de uitvoering: 50% van het overeengekomen honorarium.
• Annulering minder dan 48 uur (of 2 werkdagen) voor de uitvoering: 100% van het overeengekomen honorarium.
4.2. Reeds gemaakte kosten
In alle gevallen van annulering is de Opdrachtgever verplicht de reeds gemaakte onkosten (zoals niet-annuleerbare transportkosten, hotelreservaties of specifieke documentatie-aankoop) integraal terug te betalen, bovenop de bovenvermelde schadevergoeding.
4.3. Wijziging van de opdracht
Indien de Opdrachtgever de datum, het tijdstip of de locatie van de tolkopdracht wenst te wijzigen, wordt dit beschouwd als een annulering van de oorspronkelijke opdracht en het verstrekken van een nieuwe opdracht, tenzij Perfect in Translation schriftelijk instemt met de wijziging zonder toepassing van de annuleringskosten.
4.4. Inkorting van de opdracht
Indien een tolkopdracht ter plaatse korter duurt dan oorspronkelijk voorzien (bijv. een vergadering die vroeger stopt), blijft het volledige overeengekomen honorarium verschuldigd.
5. Klachten en reclames
De opdrachtgever dient klachten over het geleverde zo spoedig mogelijk kenbaar te maken en in ieder geval binnen drie werkdagen na levering schriftelijk aan Perfect in Translation te melden. Een tolkprestatie wordt geacht te zijn geleverd na afloop van de vergadering of conferentie, wanneer de tolk(en) de plaats van de opdracht verla(a)t(en).
Perfect in Translation zal dan in alle redelijkheid aandacht aan de klacht besteden en waar nodig verbeteringen aanbrengen. Het recht op reclame van de opdrachtgever vervalt indien de opdrachtgever het geleverde heeft bewerkt of doen bewerken en vervolgens aan een derde heeft doorgeleverd.
6. Betaling
De facturen zijn betaalbaar binnen een termijn van 30 dagen na factuurdatum, netto, zonder korting.
Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van het verschuldigde bedrag op de vervaldag, zonder ernstige reden, wordt, na vergeefse ingebrekestelling, het schuldsaldo verhoogd met 11 % per jaar, met een minimum van 50,00 euro en een maximum van 1.500,00 euro, zelfs bij toekenning van termijnen van respijt.
7. Honorarium
Het honorarium wordt tussen Perfect in Translation en de Opdrachtgever overeengekomen en kan bestaan uit een vast bedrag, een uurtarief of een periodieke vergoeding. Alle genoemde tarieven zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, evenals eventuele in het kader van de opdracht te maken kosten (zoals reis-, verblijf-, of materiaalkosten), tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Perfect in Translation is gerechtigd het overeengekomen honorarium jaarlijks te verhogen op basis van de consumentenprijsindex of wegens algemene kostenstijgingen.
8. Intellectueel eigendom en auteursrecht
A. Tolkdiensten
De geleverde tolkprestatie behoort tot de intellectuele eigendom van Perfect in Translation.
Het is niet toegelaten om opnames te maken van de tolkprestatie, via audio, video of andere gegevensdragers, zonder voorafgaandelijke toestemming van de betrokken tolk. Dit geldt eveneens wanneer de vertolking wordt geleverd via een online platform voor simultaantolken op afstand. Voor Perfect in Translation instemt met een eventuele opname dient het doel en beoogde gebruik van de opname duidelijk te zijn. Perfect in Translation heeft het recht om bij opname een toeslag voor toegevoegde waarde te vragen.
In ieder geval dient de tolkprestatie te worden beschouwd als een hulpmiddel bij de communicatie, en mag een opname niet worden gebruikt om de juistheid van de vertolking in vraag te stellen.
B. Vertalingen
B.1. Eigendomsvoorbehoud
Perfect in Translation blijft de exclusieve houder van alle intellectuele eigendomsrechten (waaronder het auteursrecht) op de door haar geleverde vertalingen, teksten en terminologielijsten, tot op het moment dat de Opdrachtgever alle verschuldigde bedragen (inclusief hoofdsom, intresten en kosten) integraal heeft voldaan.
B.2. Overdracht van exploitatierechten
Pas na volledige betaling van de factuur verleent Perfect in Translation aan de Opdrachtgever een exclusieve licentie voor het gebruik en de reproductie van de vertaling voor het doel waarvoor deze bestemd is, zoals bepaald in de offerte of overeenkomst. Voor elk ander gebruik of verdere exploitatie is de voorafgaande schriftelijke toestemming van Perfect in Translation vereist.
B.3. Morele rechten
Conform de Belgische wetgeving betreffende het auteursrecht behoudt Perfect in Translation haar morele rechten op de vertaling. Dit houdt onder meer in dat de Perfect in Translation zich kan verzetten tegen elke wijziging aan de tekst die haar eer of goede naam zou kunnen schaden. De Opdrachtgever verbindt zich er toe de integriteit van de vertaling te respecteren.
B.4. Vrijwaring door de Opdrachtgever
De Opdrachtgever garandeert dat hij over de nodige rechten of toestemmingen beschikt met betrekking tot de bronteksten die ter vertaling worden aangeboden. De Opdrachtgever vrijwaart Perfect in Translation tegen elke vordering van derden wegens een beweerde inbreuk op intellectuele eigendomsrechten (zoals auteursrechten of merkenrechten) met betrekking tot de door de Opdrachtgever aangeleverde materialen.
B.5. Referentieteksten en TM's (Translation Memories)
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, blijven vertaalgeheugens, glossaria en terminologielijsten die door Perfect in Translation zijn opgebouwd tijdens de uitvoering van de opdracht, de exclusieve eigendom van de Opdrachtnemer.
9. Overmacht
Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop Perfect in Translation geen invloed kan uitoefenen, maar waardoor Perfect in Translation niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Daaronder worden in ieder geval, maar niet uitsluitend, begrepen: brand, ongeval, ziekte, werkstaking, oproer, oorlog, maatregelen van overheidswege en transportbelemmeringen. Tijdens de overmacht worden de verplichtingen van Perfect in Translation opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door Perfect in Translation niet mogelijk is, langer duurt dan twee maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat. Indien Perfect in Translation bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is Perfect in Translation gerechtigd het reeds uitgevoerde afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen, als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
10. Bevoegde rechtbank
Voor alle geschillen tussen Perfect in Translation en opdrachtgever is de rechtbank van de woonplaats van Perfect in Translation (Mechelen) bevoegd.
Onderhavige algemene voorwaarden worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.